איך לכתוב הצעת מחיר?

מהי הצעת מחיר? איך לכתוב הצעת מחיר? מה חשוב לכלול בכתיבת ההצעה? האם הצעת מחיר היא חוזה מחייב?

רשימה זו רלוונטית כמעט לכל עסק אשר עושה שימוש בהצעות מחיר – לרבות עסקים המספקים שירותי תכנות (למשל בית תוכנה, בניית אתרים ואפליקציות – כגון הסכם פיתוח תוכנה), ייעוץ עסקי או אסטרטגי (למשל הסכם ייעוץ לצורך ליווי חברות או פרויקטים נקודתיים כגון כתיבת תוכנית עסקית), שיווק ומכירות (במדיה מסורתית ואינטרנטית – שיווק במנועי חיפוש, רשתות חברתיות וכיו"ב- למשל הסכם שיווק וקידום אתרים), שירותי עיצוב וגרפיקה (כגון עיצוב גרפי, עיצוב אתרים ואפליקציות, עיצוב ממשק משתמש, עיצוב משחקים, עיצוב פנים, אדריכלות, עיצוב תעשייתי וכו'), שירותי תרגום, שירותי ראיית חשבון, שירותי עריכת דין (למשל הסכם ריטיינר או הסכם שכר טרחה), שירותים בתחום הנדל"ן (כגון ניהול נכסי נדל"ן, הקמת פרויקטים, שירותי תיווך מקרקעין ועוד) גופים המעניקים חסויות (הסכם למתן חסות) וכיו"ב.

אם יש לכם עסק במסגרתו הנכם נדרשים להעביר ללקוח הצעת מחיר להלן מספר נקודות שכדאי להכיר.

הצעת מחיר היא אחד מהמרכיבים החשובים ביותר בדרך לכל התקשרות עסקית. בדרך כלל הצעות מחיר כוללות לא רק את המחיר הנדרש עבור המוצרים או השירותים שיסופקו אלא גם את תנאי התשלום ועוד רכיבים נוספים.

לעיתים בעלי עסקים מפרידים בין הצעת מחיר, הצעה שכוללת מחיר עבור מוצר או שירות, לבין הסכם התקשרות. חשוב להבין כי ברוב המקרים קיימת חשיפה משפטית גדולה יותר למי שמעביר הצעות מחיר שלא נערכו על-ידי עו"ד.

מהי הצעת מחיר? בקצרה, הצעת מחיר היא פניה של אחד לאחר הכוללת מספר תנאים למכירה או אספקה של טובין או שירותים. במילים אחרות הצעת מחיר (לאחר שהיא מתקבלת) פעמים רבות הופכת להסכם התקשרות בין העסק ללקוח, לעיתים לאחר אישור ההצעה נחתם הסכם התקשרות נפרד (למשל הסכם ייעוץ).

איך לכתוב הצעת מחיר מסחרית?

הצעת מחיר ששולחים עסקים בדרך כלל נערכות על-ידי עו"ד (עורך דין לחוזים), מאחר ואלו כוללות התחייבויות ובכלל זה אחריות של העסק (נותן השירות, היצרן ואחרים) כלפי צד ג'. הצעת מחיר שאושרה על-ידי הצד שקיבל אותה מהווה הסכם, בכפוף לאמור בהצעה ולהוראות הדין (להרחבה ראו גם איך נכרת חוזה). לכן, על-מנת להגן על האינטרסים שלכם לצורך כתיבת הצעת מחיר או הסכם התקשרות רצוי להתייעץ עם עורך דין מימון בתחום שיגן על האינטרסים שלכם.

מה כוללת הצעת מחיר?

כפי שציון לעיל הצעת מחיר יכולה במהרה להשתכלל לחוזה מחייב. ולכן אין להקל ראש בעת הכנתה. נוסח הצעת מחיר משתנה ממקרה למקרה, להלן מספר נושאים שחשוב לשקול בעת הכנת הצעת מחיר:

• תאריך ההתקשרות ותוקף ההצעה – האם הצעת המחיר מוגבלת בזמן? למשך 10 ימים, חודש וכיו"ב?
• פרטי הצדדים – פרטי המוכר או נותן השירות – שם מלא של העסק (כולל מספר ת.ז או ח.פ או שותפות) בצירוף כתובת וכן פרטים מלאים של הלקוח – הקונה או מקבל השירות – בצירוף שם מלא וכתובת.
• מחיר ותנאי תשלום – מה גובה התמורה עבור אספקת השירותים או הסחורות? איך מחושב המחיר שנקבע בהצעה? האם מדובר במחיר לפי שעה, מחיר חודשי, מחיר לפי כמות וכיו"ב? באילו תנאים אם בכלל יחול שינוי במחיר? מה מועד התשלום והאם הוא יחולק לתשלומים? האם חלק מהתשלום ישולם מראש (תמיד עדיף לקחת מקדמה)? מהו אמצעי התשלום? במזומן, בכרטיס אשראי, בשיקים, בהעברות בנקאיות או בדרך אחרת? האם המחיר כולל מע"מ או שאינו כולל מע"מ? אם לא תרשמו ההנחה היא שהמחיר כולל מע"מ.
• פרטי השירות או הטובין – הצעת מחיר היא ביחס לשירות או טובין שצד אחד מעניק לשני, עבור מה ניתנת הצעת המחיר? מהו השירות שאתם מספקים לצד השני? (ייעוץ עסקי, שירותי ניהול, שירותי פיתוח, ייעוץ בנושא משכנתא והלוואת, ייעוץ השקעות, ייעוץ משפטי, שירותי ראיית חשבון, שירותי אדריכלות ועיצוב, ייעוץ מקצועי אחר וכיו"ב) מה הסחורה שאתם מספקים? ריהוט, מוצרי ביגוד והנעלה, מוצרי יוקרה, מוצרי מזון, מוצרי פארם, ציוד אלקטרוניקה ומחשבים, ציוד משרדי, חומרי גלם, רכבים וכיו"ב.
• תנאי אספקת סחורה או שירות – מה התנאים לאספקת הסחורות או השירותים? האם השירותים יסופקו לפי אבני דרך שאתם או הצד השני יכתיב? עדיף לקבוע לוח זמנים מראש.
• תנאים להספקת אספקת השירות או הסחורה ו/או תנאים לביטול התקשרות – מה התנאים לביטול ההתקשרות? האם ביטול יכול להיעשות בהודעה חד צדדית? בדרך כלל תרצו לקבוע שסחורה או שירות שסופק עד להודעת הביטול יחייב את הלקוח בתשלום.
• שינויים וחריגה בהיקף העבודה – נפוץ מאוד במקרים של אספקת שירותים, חשוב להסדיר מה קורה אם היקף העבודה גדל, לדוגמא אם סיפקתם שירותי יעוץ עבור פיתוח מוצר, עיצוב, תכנון וכיו"ב, כאשר סוכם שמשך זמן העבודה הוא עד להצגת תוצרים שהוגדרו מראש, לעיתים היקף העבודה גדל, למשל יש שינויים בשירותים או במוצרים שאתם מספקים, רצוי לשקול גם שינוי במחיר במצב כאמור.
• אחריות – מי אחראי על השימוש במוצר או בשירות לאחר אספקתם?
• קניין רוחני – מי הבעלים של זכויות היוצרים, סימני המסחר, פטנטים ו/או מידע מהותי אחר שיפותח במסגרת אספקת השירותים – הלקוח או העסק? חשיבות הנושא מתחדדת במיוחד במחירים עבור שימוש בתוכנות (למידע נוסף ראו קניין רוחני).
• תנאים לביטול הסכם – איך אפשר לבטל הצעת מחיר? האם אפשר לבטל את ההצעה? ביטול הצעה תלוי בין היתר בהוראות הדין ובאופן שבו ההצעה מנוסחת ובכלל זה הוראות בדבר הפרה או ביטול (להרחבה ראו איך לבטל הסכם), איך להתנהל מול לקוחות שלא משלמים? (התמודדות עם לקוחות שלא משלמים).

המלצה לסיום – הצעת מחיר צריכה להיות כתובה באופן ברור, ניסוח חסר או לא מדויק גם יותר קל להבנה עבור הלקוח ומעבר לכך הצעת מחיר שאינה מספיק בהירה לצדדים עשויה להסב לשניהם עוגמת נפש ואף חסרון כיס במקרה של מחלוקות.

האמור לעיל לא מהווה ייעוץ משפטי או תחליף לייעוץ משפטי ואין להסתמך עליו ללא התייעצות עם עו"ד.