חתימה על חוזה עם אולם אירועים או גן אירועים – דגשים למתחתנים (או למזמני אירועים)
הקדמה – אחרי כיתות רגליים סוף סוף מצאתם את המקום שבו אתם רוצים לעורך את האירוע למשל להתחתן, לחגוג ברית/ה, בר/בת מצווה, לחגוג יום הולדת הנה כמה דגשים שכדאי מאוד לשים אליהם לב לפני חתימה על הסכם עם אולם אירועים.
חגיגה של שמחות היא פעמים רבות לא עניין זול, בין האירועים היקרים יותר עבור החוגגים נמצאת החתונה.
חוזה עם אולם אירועים
רבים מתייחסים בזלזול לחתימה על חוזה עם אולם אירועים ולעיתים מדלגים על שלב הבידקה של החוזה וניהול המשא ומתן. מדוע? בין היתר, מאחר והם לא מודעים לחשיבותו של החוזה ולעיתים בשל חוסר סבלנות ורצון להוציא לפעול את האירוע המיוחל.
חשוב לזכור כי ברוב האירועים, ההתקשרות של מזמני האירוע עם אולם או גן האירועים מהווה את הרכיב היקר ביותר בעלות ההפקה – זוהי עסקה בעלות לא קטנה ומאחר שמדובר באירוע חשוב מאוד לחוגגים מומלץ לבדוק היטב את ההסכם ההתקשרות עם אולם האירועים, לפני החתימה עליו.
רגע לפני שאתם סוגרים את העסקה עם האולם הנבחר להלן נקודות שכדאי לקחת בחשבון ולהכיר לפני שחותמים על הסכם עם אולם או גן אירועים:
- רישיון עסק לאולם או לגן אירועים – זוגות רבים לא מודעים לחשיבות הנושא, אבל כמה דוגמאות יכולת להבהיר לכם מדוע מאוד כדאי לשאול את נציגי האולם האם לאולם או לגן האירועים יש רישיון עסק בתוקף? וכן מומלץ לבקש לראות שהרישיון בתוקף. למה? כי יש לא מעט אולמות אירועים שנסגרו מפני שהפעילו אולם אירועים ללא רישיון עסק. גם מקומות טובים ומוצלחים. התופעה של אולמות אירועים ללא רישיון עסק נפוצה מאוד במקומות חדשים שנפתחים. אבל היא קיימת ג במקומות ותיקים יותר. יש לא מעט סיפורי זוועת על כך שזוגות נאלצו לדחות את מועד החתונה לאחר שהזמינו כבר את האורחים, מאחר שהמקום קיבל צו סגירה כי פעל ללא רישיון. רישיון עסק כולל מרכיבים שונים, תלוי בין היתר, ברשות המקומית שבה פועל העסק, הרישיון כולל היבטים שונים המתייחסים, בין היתר לבטיחות, אבטחה של מקום הפעילות – בין האישורים הנדרשים מהעסק – אישור משטרה, משרד הבריאות, כיבוי אש ועוד.
- סעיפים בחוזה עם אולם אירועים – חוזה עם אולם אירועים בדרך נערך על-ידי עו"ד ולרוב באופן מאוד חד צדדי; המשמעות היא שהחוזה מגן בעיקר על אולם האירועים. אז מה צריך להיות בחוזה עם אולם? תלוי מאוד במפרט של ההזמנה שלכם, אבל באופן כללי חשוב לשים לב, בין היתר, לנושאים הבאים: פרטים מלאים של הצדדים, מחירים (חשוב לבדוק ממה מורכב המחיר שישולם לאולם האירועים), תנאי תשלום, תנאים לביטול הסכם, סנקציות במקרה של הפרת התחייבויות, מידע הנוגע להתחייבויות של אולם האירועים, הזכות לשינוי פרטים למשל בעיצוב, תפריט, אטרקציות של האולם ועוד.
- תנאי תשלום – מה המחיר שישולם עבור השירותים שיספק האולם, מה התנאים לביצוע התשלום – למשל 50% מהתשלום מראש וה-50% לאחר סיום האירוע; האם ניתן לשלם בשיק או שחובה לשלם במזומן? מתי ימסרו השיקים מראש או לאחר האירוע? מבחינת מזמיני האירוע עדיף לדחות את פריסת התשלומים כמה שיותר ואת החלק הארי של התשלום לבצע לאחר האירוע.
- מנות (אוכל) ושתיה – שני רכיבים חשובים בכל אירוע, חשוב לציין מה כולל התפריט באירוע – מנה ראשונה, עיקרית, קינוחים וכן פירוט ספציפי של המנות – נהוג להפריד בין דוכני מנות הנגישים לקהל המוזמנים לבין הגשה של המנות לשלוחן באמצעות מלצרים. באירועי חתונה זוגות רבים מוסיפים גם מנה נוספת לאחר הקינוחים. מכל מקום חשוב לציין את סוג המנות. בהקשר זה אם יש למזמנים גם אורחים שאוכלים אוכל צמחוני או טבעוני או כשר, רצוי מאוד לציין את מספר המנות הנדרשות מהאולם לספק. לצד המנות יש לבדוק גם מה השתייה שיספק אולם האירועים ולבדוק האם למזמני האירוע תהא הזכות להביא שתיה נוספת מטעמם והאם הדבר כרוך בתשלום נוסף או מגבלות אחרות. נקודה חשובה נוספת היא היכולת לשנות את רכיבי המנות לפני האירוע.
- שירות – האם ימונה נציג מטעם האולם שהוא איש הקשר שלכם לכל בעיה או צורך לפני או במהלך האירוע? אם לא רצוי לדרוש מהאולם שיציע נציג כזה. בנוסף חשוב לוודא מה מספר אנשי השירות על כל אורח (חשוב בעיקר כשההגשה של המנות היא לשולחנות של האורחים – אך לא רק).
- ביטול הסכם עם אולם אירועים – איך ניתן לבטל את החוזה עם אולם האירועים? האם ניתן לקבל את כל התמורה או חלק ממנה בחזרה? בדרך כלל הזכות לביטול ניתנת בכפוף לתשלום חלק מהתמורה לאולם וככל שמועד האירוע מתקרב הסכום שיוחזר למזמינים הולך וקטן. (למידע נוסף ראו הפרה של הסכם וכן ראו ביטול חוזה).
- התחייבויות של אולם האירועים – מה כוללות התחייבויות של אולם האירועים? למשל לספק צוות של מלצרים, ברמנים, צוות שאחראי על ההפקה ועל החשמל ו/או מערכת הגברה, שירותים נקיים, חניה , צוות שאחראי על הושבת המוזמנים באולם, סידור של השולחנות, סידורי אבטחה ועוד.
- התחייבויות של מזמני האירוע – מה התחייבות שלכם כמזמני אירוע? פעמים רבות התחייבויות כוללת כמות מינימלית של מוזמנים (כדי להבטיח את הכנסת אולם האירועים), מסירת פרטים בנוגע לאירוע מראש (בהתאם להכנות הנדרשות מהאולם), מסירת ביטחונות ועוד.
- חניה למוזמנים – האם התמורה שמשולמת לאולם האירועים כוללת חניה למוזמנים? נשמע מובן מאליו, אך לא בכל מקום יש חניה לאורחים ויש מקומות שגובים תשלום נפרד עבור חניה לאורחים.
- עיצוב וסידור האולם – מה כולל העיצוב הבסיסי שמציע האולם? מזמני אירועים רבים בוחרים לעצב בעצמם את הסידור של האולם במקרה כזה חשוב לבצע תיאום ציפיות מראש עם האולם ולקבוע את סדר העבודה. כן רצוי לוודא שניתן לכם יד חופשית בתכנון והעיצוב.
- שירותי ניקיון – למזמני האירוע חשוב שהמקום יהיה נקי לאורך כל שעות האירוע, לשם כך יש לוודא כי אולם האירועים אכן מתכוון להפעיל שירותי ניקיון במהלך האירוע, רצוי לציין זאת באופן מפורש בחוזה.
- ביטוח לאולם – לפני חתימה על חוזה עם אולם אירועים חשוב לוודא שלאולם יש ביטוח לנזקים או תקלות שונות עשויים לקרות במהלך האירוע או לפני התרחשותו. הביטוח נועד לאפשר, בין היתר, להיפרע מכיס עמוק במקרה של נזק חמור, למשל אם מישהו חס וחלילה נפצע באולם, או אם אולם האירועים נשרף מספר ימים לפני האירוע שלכם – במקרה שנפגע או אתם תרצו לתבוע את האולם על נזק, ייתכן שבהעדר כיסוי ביטוחי לאולם (וגם אם יש כיסוי ביטוחי) לא יהיה לכם מקור לקבל ממנו את הפיצוי על הנזק.
הסכם עם אולם אירועים כולל סוגיות משפטיות ומסחריות רבות, מי שלא מיומן בניסוח הסכמים אלו או בניסוח הערות לחוזים מסוג זה מומלץ מאוד להתייעץ עם עורך דין בעל ידע וניסיון בתחום.
האמור לעיל לא מהווה ייעוץ משפטי או עסקי או תחליף לייעוץ משפטי או ייעוץ עסקי ואין להסתמך על האמור לעיל ללא התייעצות עם בעל מקצוע מימון בתחום.
הסכמים ועסקאות 